У документації є терміни зберігання: не менш 1-го року або зберігання без можливості знищення. Тому будь-яке підприємство незалежно від форми власності має подбати про збереження документів і устаткування архіву.
В Україні є велика кількість державних установ і офіційних організацій. Вони відіграють важливу роль у функціонуванні держави і виконанні нею завдань, які передбачені законом. Це підрозділи Міністерства Внутрішніх справ, Освіти та науки, Охорони здоров’я. Усі вони гарантують громадянам України особисту безпеку, право на медичне обслуговування і освіту, а також інші права, передбачені законом.
Кожен держорган в процесі своєї роботи створює, обробляє і зберігає безліч важливих документів. Це стосується медичних і освітніх установ, судів всіх інстанцій. У багатьох є свій склад, який одночасно є архівом для зберігання.
Для чого організаціям міні-склад?
Існують певні стандарти формування і заповнення документації, строгі правила ведення. Зберігання та каталогізація теж ведеться чітко відповідно до вимог. Чому це важливо? Вся документація державної установи є власністю держави, тому організація не може приймати рішення про знищення окремих або всіх документів.
Ще одна причина – це регулярні перевірки та ревізії, в процесі яких визначити порядок роботи підприємства можливо тільки за допомогою архіву. Як відомо, документ має юридичну силу, тому може стати судовим доказом і вирішити розгляд. Крім цього, існує документація, яка повинна видаватися за запитом громадян України чи організацій. Десятки років роботи і заведеної документації фіксують історичні етапи установи. Цих причин достатньо, щоб кожен державний орган мав свій архів – міні-склад для зберігання усіх документів.
Приватні організації не є винятком – кожна компанія зберігає велику кількість документації, не залежно від організаційно-правової форми. Це податкові звіти, статут, бухгалтерські папери, рішення і т. д. Усі ці документи приймають участь в перевірці компанії щодо сплати податків і фондових відрахувань.
Документація має свої терміни зберігання: не менш 1-го року, 5-ти років або постійне зберігання без можливості знищення. Приватна особа, яка займається підприємницькою діяльністю і не є юридичною особою, зобов’язана зберігати документи, які стосуються її діяльності. Ось чому підприємці та комерційні організації повинні мати в своєму штаті співробітника або відділ, який буде займатися веденням архіву.
Склад індивідуального зберігання документів: в чому особливість?
Організувати та обладнати приміщення для зберігання документації не просто. Міністерство юстиції України розробило правила, відповідно до яких потрібно виділити свій склад для зберігання документів.
Архів повинен відповідати таким вимогам:
- Знаходитись в приміщенні адміністрації.
- Відповідати певним кліматичним та санітарним умовам.
- Відповідати суворим вимогам безпеки.
Як правило, такий склад для майбутнього архіву закладається ще на етапі проектування будівлі, в якій буде держустанова. Звичайно, бувають винятки, коли офіційна відомча організація знаходиться в приміщенні, яке не призначене для нього. В будівлі просто може не бути місця для зберігання документації. Комерційна компанія взагалі обмежена умовами оренди основного приміщення. Оплачувати простір, де будуть зберігатись стоси паперу? Чи розумно це?
Склад-контейнер як архів: просте рішення складної проблеми
Офісно-логістичний комплекс «Столичний» вирішує проблему недостатнього простору для державних та комерційних організацій. Розумний вихід з такої ситуації – оренда маленького складу, в якому буде зберігатись архів. Таке рішення не потребує великих затрат.
«Столичний» пропонує вигідні умови на ринку комерційної нерухомості Києва. Ви можете орендувати склад-контейнер або склад індивідуального зберігання, щоб відправити сюди всю архівну документацію. Регламент роботи архівів передбачає можливість такої оренди, якщо приміщення пристосоване для цього і відповідає певним вимогам.
Вибираючи оренду складу від «Столичного» ви отримаєте приміщення, яке відповідає обов’язковим стандартам і гарантує безпечне зберігання:
- Приміщення є ізольованими і не межує з організаціями, які зберігають, обробляють і реалізують продукти харчування (продуктові магазини, кафе, ресторани, їдальні і т.д.).
- Поблизу немає небезпечних виробництв і об’єктів (АЗС, хімічних виробництв і т. д.).
- У приміщеннях немає водопровідних і газових труб.
- В неробочий час вхід в склад-архів опломбований.
- Цілодобова охорона.
- Постійне відеоспостереження.
- Склад індивідуального зберігання на основі надміцного морського контейнеру. Всередині від надійний, герметичний, сухий та чистий.
- Двері з міцної легованої сталі, власний механічний замок.
- Можливе встановлення кондиціонера для дотримання кліматичних вимог.
- В наявності стелажі і металеві архівні шафи для зручності і безпеки.
Найголовніше – це доступна ціна для бюджетної організації або комерційної компанії будь-якого масштабу. З нами ви легко вирішите питання зберігання документації та отримаєте гарантію її цілості та безпеки!
А в разі, якщо вам ніколи думати про самостійне позаофісне зберігання своїх документів, порадимо звернутися до наших партнерів – архівної компанії повного циклу з Німеччини – Райссвольф Україна. Вони можуть і відмінно знають все що пов’язано з документами: зберігання, обробка, оцифровування та знищення.
Вже багато років вони лідери ринку в Європі, а нещодавно почали свою роботу і в Україні.