Блог

Хранение архивных документов в Киеве

У документации есть сроки хранения: не меньше 1-го года.  Или же хранение без возможности уничтожения.

Поэтому любое предприятие не зависимо от формы собственности должно позаботиться о сохранности документов и оборудовании архива.

В Украине великое множество всевозможных госучреждений и официальных организаций. Они выполняют важную роль в функционировании государства и выполнении ним задач, предписанных законом. Это подразделения Министерств Внутренних дел, Образования и науки, Здравоохранения. Все они гарантируют гражданам Украины личную безопасность, право на медобслуживание и образование, а также другие права, предписанные законом.

Каждый госорган в процессе своей работы создает, обрабатывает и хранит множество важных документов. Это касается медицинских и образовательных учреждений, судов всех инстанций. У многих есть свой склад, он же архив для их хранения.

1

Зачем организациям мини-склад?

Существуют определенные стандарты для составления и заполнения всей документации, строгая форма и правила ведения. Хранение и каталогизация тоже ведутся четко в соответствии с требованиями. Почему это важно? Вся документация государственного учреждения является собственностью государства, потому организация не может принимать решение об уничтожении отдельных или всех документов.

Еще одна причина – это регулярные проверки и ревизии, в процессе которых выяснить порядок работы предприятия можно только по архиву. Также документ может стать судебным доказательством и решить разбирательство, поскольку имеет юридическую силу. Кроме того, есть документация, которая должна выдаваться по запросу граждан Украины или организаций. Десятки лет работы и заведенной документации фиксируют исторические вехи учреждений. Этих причин достаточно, чтобы каждый государственный орган имел свой архив – мини-склад для хранения всех бумаг.

Частные организации не становятся исключением – каждая компания хранит большие объемы документации вне зависимости от организационно-правовой формы. Что это может быть? Налоговые отчеты, устав, бухгалтерские бумаги, решение об учреждении и т. п. В результате все эти бумаги участвуют в проверке компании относительно уплаты налогов и фондовых отчислений.

У документации есть сроки хранения: не меньше 1-го года, 5-ти лет или постоянное хранение без возможности уничтожения. Частное лицо, которые занимается предпринимательским делом, не образуя юридическое лицо, обязано хранить документы, касающиеся его деятельности. В этом причина, по которой индивидуальные предприниматели и коммерческие организации должны иметь сотрудника в штате или подразделение, которое будет заниматься ведением архива.

2

Склад индивидуального хранения документов: в чем специфика?

Организовать и оборудовать помещение для хранения документации непросто. Министерство юстиции Украины разработало специальные правила, в соответствии с которыми необходимо выделить свой склад для хранения бумаг.

Архив должен отвечать таким требованиям:

  • Находиться в здании администрации.
  • Иметь заданные климатические и санитарные условия.
  • Отвечать строгим требованиям безопасности.

Как правило, такой склад для будущего архива закладывается еще на стадии проекта здания, в котором будет располагаться госучреждение. Конечно, бывают исключения, когда официальная ведомственная организация находится в помещении, не предназначенном для него. Здесь может попросту не быть места для хранения документации. Коммерческая компания вообще скованна условиями аренды основного помещения. Оплачивать пространство, где будут лежать стопки бумаги? Разумно ли это?

Склад-контейнер как архив: простое решение сложной проблемы

Офисно-логистический комплекс «Столичный» решает проблему недостаточного пространства для государственных и коммерческих организаций. Выход из этой ситуации – аренда маленького склада, где будет храниться архив, что не потребует от вас серьезных расходов.

«Столичный» предлагает привлекательные условия на рынке коммерческой недвижимости Киева. Вы можете арендовать склад-контейнер или склад индивидуального хранения, чтобы отправить сюда всю архивную документацию. Регламент работы архивов предполагает возможность такой аренды, если помещение приспособлено для этого и соответствует требованиям.

Выбирая аренду склада от «Столичного», вы получаете помещение, которое отвечает обязательным стандартам и гарантирует безопасное хранение:

  1. Помещения изолированы и не делят здание с организациями, хранящими, обрабатывающими  и реализующими продукты питания (продуктовые магазины, кафе, рестораны, столовые и т. п.).
  2. Поблизости нет опасных производств и объектов (АЗС, химпроизводства и т. п.).
  3. В помещениях нет водопроводных и газовых труб.
  4. В нерабочее время вход в склад-архив опломбирован.
  5. Круглосуточная охрана.
  6. Постоянное видеонаблюдение.
  7. Склад индивидуального хранения на основе сверхпрочного морского контейнера. Внутри он надежный, герметичный, сухой, и чистый.
  8. Дверь из толстой легированной стали, собственный механический замок.
  9. Возможна установка кондиционера для соблюдения климатических требований.
  10. В наличии стеллажи и металлические архивные шкафы для удобства и безопасности.

Самое главное – это доступная цена для бюджетной организации или коммерческой компании любого масштаба. С нами вы грамотно решите вопрос по хранению документации и получите гарантию сохранности всех бумаг!

3